Dans la plupart des entreprises, les employés peuvent être obligés de payer eux-mêmes les dépenses liées à leur activité, notamment lors des déplacements professionnels. Cette situation n’a rien d’exceptionnel, plus particulièrement pour les agents qui sont en déplacement régulier. Évidemment, l’entreprise se doit de rembourser ces frais, alors comment faire une note de frais ?
Une note de frais : un document essentiel pour l’entreprise
Une note de frais sert d’attestation aux dépenses personnelles effectuées dans le cadre des activités professionnelles. Ces frais peuvent être remboursés par l’entreprise à condition d’avoir des justificatifs valables, notamment une facture. Cependant, il y a plusieurs conditions à respecter pour que les dépenses soient remboursées. Elles doivent être effectuées dans le cadre de l’activité professionnelle.
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Par ailleurs, le montant des frais doit rester dans le niveau du raisonnable et proportionnel aux plafonds imposés par la société. De plus, il est nécessaire de présenter des factures ou des justificatifs obtenus pendant les déplacements professionnels. Vous pouvez retrouver dans cet article comment faire une note de frais. Les frais remboursables par l’entreprise sont souvent liés aux :
- Déplacements (stationnement, carburant, etc.)
- Repas
- Hébergement, etc.
Pour ceux qui se demandent comme faire une note de frais, il faut savoir que les dépenses remboursées ne font pas partie de la catégorie des rémunérations supplémentaires pour les bénéficiaires. Cela signifie qu’elles ne sont pas soumises ni à l’impôt sur le revenus ni aux cotisations sociales. Elles sont donc considérées comme de simples indemnisations.
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Comprendre le traitement de la note de frais
La loi en vigueur n’exige pas de formalité spécifique pour la conception d’une note de frais. Cependant, elle impose aux bénéficiaires la conservation des justificatifs. Ainsi, les salariés ayant déboursé de leur poche des dépenses relatives à leur activité professionnelle doivent collecter tous les justificatifs.
Ces derniers seront vérifiés par les supérieurs hiérarchiques le moment venu, puis conservés auprès du service de comptabilité. De cette manière, ils sont à portée de mains lors des contrôles ultérieurs. Cela dit, le remboursement d’une note de frais s’effectue uniquement en présence de justificatifs valides.
Alors, comment faire une note de frais ? Il existe des délais à respecter dans le cadre de l’établissement d’une note de frais. Cela dit, le salarié ou le dirigeant ayant effectué les dépenses doit fournir tous les justificatifs pendant un délai de 3 ans. Quant à l’entreprise, elle doit réaliser le remboursement des frais dans un délai maximal de 5 ans.
Rédaction d’une note de frais : les étapes à suivre
Il n’est pas évident de savoir comment faire une note de frais. Pour y parvenir, il est nécessaire de procéder étape par étape. Évidemment, il faut commencer par rassembler l’ensemble des justificatifs comme les reçus, les factures, etc.
Afin de garantir un traitement rapide de la note, celle-ci doit comporter des informations essentielles. Notamment, la date de dépense, le nom et les coordonnées du bénéficiaire, le nom et l’adresse de l’entreprise, la nature des frais, le montant payé et le système de paiement.
Pour gagner davantage de temps dans la rédaction de la note de frais tout en facilitant le traitement, il est conseillé classer les dépenses par catégorie. De cette manière, il sera donc plus facile d’effectuer le calcul en faisant la somme de tous les postes de dépense.
Il faut préciser qu’il n’existe aucun format officiel de note de frais. Chacun est donc libre de créer son propre format. Sinon, il existe aussi des outils en ligne qui permettent de créer en quelques clics une note de frais en bonne et due forme.
